¿ÁREAS Vs PROCESOS? LA FORMULA SECRETA DE LA PRODUCTIVIDAD

¿Quieres saber cómo implementar tus procesos sin perderte en el intento?, llegaste al lugar correcto, aquí te contaremos como puedes hacerlo, lo primero que debes tener muy claro es hasta dónde llega cada proceso y en qué momento empieza a ser parte de un área de la organización.

¿Son diferentes áreas y procesos?

En el ámbito organizacional y de gestión, los términos «área» y «proceso» son fundamentales para entender cómo se estructura y opera una empresa. Aunque pueden parecer similares, tienen diferencias significativas en su concepto y aplicación, veamos en que radica la diferencia:

Áreas

Se refieren a las diferentes divisiones o departamentos dentro de una organización que se encargan de funciones específicas. Cada área tiene una responsabilidad particular y contribuye al logro de los objetivos generales de la empresa. Ejem. RRHH, Finanzas, Operaciones

Procesos

Un proceso es un conjunto de actividades o tareas interrelacionadas y secuenciales que se realizan para lograr un objetivo específico. Los procesos pueden ser internos de un área específica o transversales, involucrando múltiples áreas. Se caracterizan por:

• Entrada: Recursos o información necesarios para iniciar el proceso.
• Actividades: Acciones específicas que transforman las entradas en salidas.
• Salida: El resultado final del proceso, que puede ser un producto, servicio o información.

Áreas Vs procesos:Veamos algunos ejemplos

Proceso de contratación: Inicia con la identificación de una vacante y termina con la incorporación de un nuevo empleado.

Área de Producción: Gestiona el proceso de fabricación de productos, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto final.

Descubre por qué el futuro de los negocios es la diagramación de procesos.

¿Por qué es importante el enfoque basado en procesos?

La norma ISO 9001:2015 adopta un enfoque basado en procesos para gestionar la calidad, lo que significa que las organizaciones deben identificar y gestionar sistemáticamente los diversos procesos que forman su sistema de gestión de calidad (SGC). Este enfoque incluye:

• Identificación de Procesos: Determinar qué procesos son necesarios para el SGC y cómo interactúan entre sí.
• Gestión de Procesos: Establecer métodos y criterios para asegurar que los procesos sean eficaces y eficientes.
• Monitoreo y Medición: Implementar mecanismos para evaluar el desempeño de los procesos y realizar mejoras continuas.

La ISO 9001:2015 promueve el uso del ciclo (PHVA) Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, para gestionar los procesos asi:

• Planear(P): Establecer los objetivos y procesos necesarios para lograr resultados conforme a los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
• Hacer(H): Implementar los procesos según lo planificado.
• Verificar(V): Realizar seguimiento y medir los procesos y productos en relación con las políticas, objetivos y requisitos, e informar sobre los resultados.
• Actuar (A): Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos

¿Cómo se beneficia mi empresa al adoptar un Enfoque Basado en Procesos?

Adoptar un enfoque basado en procesos según la ISO 9001:2015 ofrece varios beneficios como son:

• Mejora de la Eficiencia: Al gestionar y optimizar los procesos, las organizaciones pueden reducir costos y mejorar la productividad.
• Consistencia y Calidad: Asegura que los productos y servicios cumplan consistentemente con los requisitos del cliente y las normativas aplicables.
• Mejora Continua: Facilita la identificación de áreas de mejora y la implementación de cambios para optimizar el desempeño.
• Enfoque en el Cliente: Garantiza que los procesos estén alineados con las necesidades y expectativas del cliente.

Interacción entre Áreas y Procesos

Aunque la norma ISO 9001:2015 no define específicamente el término «área», su importancia dentro de la estructura organizacional y el Sistema de Gestión de Calidad es indiscutible.
Entender la diferencia entre áreas y procesos es esencial para la gestión efectiva de una organización. Mientras las áreas definen la estructura organizativa y las funciones específicas, los procesos describen cómo se llevan a cabo las actividades para cumplir con los objetivos de la empresa.

hay que tener en cuenta que no todas las actividades son un proceso. Debemos discernir muy bien qué conjunto de actividades pueden formar parte de un mismo proceso y qué actividades ya no van incluidas. Recordemos que dos o más procesos pueden estar conformados por las mismas personas; sin embargo, lo que determina hasta dónde llega un proceso es su enfoque. El tamaño de la empresa y las líneas de productos y servicios que ofrezca también jugarán un papel importante en el número de procesos que se deberían tener.

Un mecanismo para realizar esta diferenciación de manera objetiva es la caracterización. Al describir el objetivo, alcance, entradas, actividades y salidas, veremos hasta dónde llega el proceso y por qué ciertas actividades ya no irían incluidas, asumiendo que forman parte de otro proceso de la misma área.

“Una gestión eficiente requiere de una clara distinción y coordinación entre ambos conceptos para garantizar el éxito y crecimiento de la organización”.

Sabes ¿Por qué es importante realizar adecuadamente la caracterización de los procesos? Descúbrelo aquí.

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